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書名:7位頂尖秘書教你職場行政成功術

作者:台北市專業秘書暨行政人員協會 專業講師(王承瑄、石恩、周純如、游美未、楊婷雅、瑪貴琴、蘇珊琉)合著
出版日期:2014/07/03
出版社:商周出版 

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終於,老闆們還是走上了拆夥這條路了。
雖然去年 8 月那件事情已處理好,但他們之間好像有了心結,也曾有過想把公司賣給其他公司的打算,只是沒成。1 月底時宣布拆夥了,拆成了 4 個公司(沒錯,4 個合夥人 4 個公司),但因為租約問題,大家仍在同一地點辦公直至月底。

一家公司變四家公司,大家仍然在同一地點工作,進出同一個大門,只不過電話各走各的線路,存檔各存各自的 NAS。公司氣氛超詭譎的,案件不再互相合作,中午也不一起用餐了,但仍要早晚相處。在這種狀況下工作,老實說心理超不踏實的,不少同事也開始為自己未來打算,準備提出辭呈了。

 

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那日,在書店看到《7位頂尖秘書教你職場行政成功術》。看到作者介紹,除了秘書協會外,還有位王承瑄秘書,想起了多年前的幾件事。

2000 年時,公司來了新合夥人,我也從小助理當上了秘書。
職務的調整讓我壓力倍增外,這位新合夥人的業務也跟其他合夥人的業務極大不同,當然對秘書的要求也就不同。當時其他秘書也無法幫助我太多,我也知道除了技能、默契、溝通、自信外,主要還是在自己的心理素質不夠強大。當時,我常在午休時間,從民生東路三段走到南京東路三段誠品看書,其中就有王承瑄秘書的《科技心祕書情》。後來狀況,當然是愈變愈好,因為我學會跟老闆溝通,找出與老闆間的工作默契。王承瑄秘書的《科技心祕書情》有沒有幫助到我?我想一定有,雖然行業不同,但看了經驗分享,在心理素質這塊肯定有幫助的。

2003 年,我在一家新成立的公司當秘書。但這家公司的人,全部都是新人,有多新呢?不是剛畢業,就是畢業 1-2 年,而我 25 歲不到,居然是最資深的「秘書」。 還好,當時的老闆並不吝於栽培我們這些「非」專業的行政人員。看到 YWCA 有秘書課程,立馬幫我們(包括會計)報名,而 YWCA 秘書課程的講師中,有幾位就是來自於秘書協會。

 

7位頂尖秘書教你職場行政成功術》一書,透過 7 位秘書的經驗,分成了八個領域:形象與情緒管理術、人脈管理術、檔案與辦公桌管理術、會議管理術、任務管理術、工作回報術、零碎時間管理術、手機 APP 應用術。在這八個領域中,每一章節中,都有情境案例,然後適宜的處理方法,甚至還有延伸的經驗分享及以圖表整理講解讓其更系統化。

在讀這本書時,除了重新的複習了當年在 YWCA 的學習外,也從當中的分享,讓我再度學習,即使我已當了近 20 年的秘書,這本書依然十分受用。比如,當中提到定時刷一下人生存摺。「人生存摺」這肯定是近幾年才出現的名詞,可以想像的一定會有「銀行存摺」跟「人脈存摺」,但人生那麼長,「人生存摺」不會只有這二本而已。

書中(P. 45-47)將「人生存摺」也分為八本(如同秘書領域一樣)工作存摺、財務存摺、人脈存摺、學習存摺、外語存摺、公益存摺、健康存摺、休閒存摺,同時提出了 Target 及檢視方法。最後再以一句結語為勉勵「刷新各種人生存摺後,就會更了解現在的自己相對於理想,是處在怎樣的立基點。」。有邏輯的整理並結語,正如書中不斷的傳達「有效率的整理術」一般。

 

特別推薦《第 3 章 檔案與辦公桌管理術》(其實,當年在 YWCA 上課時,印象最深刻的也是檔案管理)
書中用「亂室英雄」及「亂室佳人」來形容桌面混亂的行政人員,真的形容的太好了~
隨著年資及肩上的責任愈重,桌面真的會愈來愈亂,不是我們故意讓它亂,而是真的沒什麼時間去整理。名片、卷宗、筆記、紙條.....能將相似的放在一起,己經是我們能盡的最大努力了。

書中除了建議整理方法外,還提供了歸檔文具的建議使用方式。
紙本也有紙本的整理方法,當然也可以做成電子檔,縮小體積還可永久保留。
雖然有方法了,整理也快速了,但還是會常犯一毛病,就是整理到最後,要找時忘了放在哪裡了。還好,科技的進步讓我們更方便,平日可以用 NOTE 系統記錄,或用 Word 做好表格分類等。

平日有系統的整理,會帶來更高的效率,使工作更方便。

 

資歷愈深後,除了責任愈重及桌面愈亂(笑)外,還有時間愈少。其實也不能說是時間愈少了,而是時間被分割成一段一段的,都成了零碎時間了。怎樣善用零碎時間呢?《第 7 章 零碎時間管理術》也是值得參考的,尤其是(P. 224)提到,善用義大利經濟學家帕雷托的「80/20法則」

「80/20法則」常聽到,但能用在行政工作嗎?那當然。
行政工作中最重要的 20% 業務,需要運用 80% 時間去完成;次要的 80% 業務,在 20% 的時間中完成。

看似嚴厲的一句話,其實說穿了 就是建立「做重要的事」的習慣。當習慣養成後,剩下的事就簡單了。

 

最後,用附錄中的一句話來總結「千萬別小看行政工作」(P. 253)
「行政的天職就是協助管理」(P. 126)
也許行政工作在外人看來是很容易被取代的工作,但所有的工作都必須有人去實行去付出,才能創造更大的效益。行政工作也許是其中的一環而己,但它一定是重要的一環。

 

 


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