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書名：7位頂尖秘書教你職場行政成功術

作者：台北市專業秘書暨行政人員協會 專業講師（王承瑄、石恩、周純如、游美未、楊婷雅、瑪貴琴、蘇珊琉）合著
出版日期：2014/07/03
出版社：商周出版 

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終於，老闆們還是走上了拆夥這條路了。
雖然去年 8 月那件事情已處理好，但他們之間好像有了心結，也曾有過想把公司賣給其他公司的打算，只是沒成。1 月底時宣布拆夥了，拆成了 4 個公司（沒錯，4 個合夥人 4 個公司），但因為租約問題，大家仍在同一地點辦公直至月底。

一家公司變四家公司，大家仍然在同一地點工作，進出同一個大門，只不過電話各走各的線路，存檔各存各自的 NAS。公司氣氛超詭譎的，案件不再互相合作，中午也不一起用餐了，但仍要早晚相處。在這種狀況下工作，老實說心理超不踏實的，不少同事也開始為自己未來打算，準備提出辭呈了。

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那日，在書店看到《7位頂尖秘書教你職場行政成功術》。看到作者介紹，除了秘書協會外，還有位王承瑄秘書，想起了多年前的幾件事。

2000 年時，公司來了新合夥人，我也從小助理當上了秘書。
職務的調整讓我壓力倍增外，這位新合夥人的業務也跟其他合夥人的業務極大不同，當然對秘書的要求也就不同。當時其他秘書也無法幫助我太多，我也知道除了技能、默契、溝通、自信外，主要還是在自己的心理素質不夠強大。當時，我常在午休時間，從民生東路三段走到南京東路三段誠品看書，其中就有王承瑄秘書的《科技心祕書情》。後來狀況，當然是愈變愈好，因為我學會跟老闆溝通，找出與老闆間的工作默契。王承瑄秘書的《科技心祕書情》有沒有幫助到我？我想一定有，雖然行業不同，但看了經驗分享，在心理素質這塊肯定有幫助的。

2003 年，我在一家新成立的公司當秘書。但這家公司的人，全部都是新人，有多新呢？不是剛畢業，就是畢業 1-2 年，而我 25 歲不到，居然是最資深的「秘書」。 還好，當時的老闆並不吝於栽培我們這些「非」專業的行政人員。看到 YWCA 有秘書課程，立馬幫我們（包括會計）報名，而 YWCA 秘書課程的講師中，有幾位就是來自於秘書協會。

《7位頂尖秘書教你職場行政成功術》一書，透過 7 位秘書的經驗，分成了八個領域：形象與情緒管理術、人脈管理術、檔案與辦公桌管理術、會議管理術、任務管理術、工作回報術、零碎時間管理術、手機 APP 應用術。在這八個領域中，每一章節中，都有情境案例，然後適宜的處理方法，甚至還有延伸的經驗分享及以圖表整理講解讓其更系統化。

在讀這本書時，除了重新的複習了當年在 YWCA 的學習外，也從當中的分享，讓我再度學習，即使我已當了近 20 年的秘書，這本書依然十分受用。比如，當中提到定時刷一下人生存摺。「人生存摺」這肯定是近幾年才出現的名詞，可以想像的一定會有「銀行存摺」跟「人脈存摺」，但人生那麼長，「人生存摺」不會只有這二本而已。

書中（P. 45-47）將「人生存摺」也分為八本（如同秘書領域一樣），工作存摺、財務存摺、人脈存摺、學習存摺、外語存摺、公益存摺、健康存摺、休閒存摺，同時提出了 Target 及檢視方法。最後再以一句結語為勉勵「刷新各種人生存摺後，就會更了解現在的自己相對於理想，是處在怎樣的立基點。」。有邏輯的整理並結語，正如書中不斷的傳達「有效率的整理術」一般。

特別推薦《第 3 章 檔案與辦公桌管理術》（其實，當年在 YWCA 上課時，印象最深刻的也是檔案管理）
書中用「亂室英雄」及「亂室佳人」來形容桌面混亂的行政人員，真的形容的太好了～
隨著年資及肩上的責任愈重，桌面真的會愈來愈亂，不是我們故意讓它亂，而是真的沒什麼時間去整理。名片、卷宗、筆記、紙條.....能將相似的放在一起，己經是我們能盡的最大努力了。

書中除了建議整理方法外，還提供了歸檔文具的建議使用方式。
紙本也有紙本的整理方法，當然也可以做成電子檔，縮小體積還可永久保留。
雖然有方法了，整理也快速了，但還是會常犯一毛病，就是整理到最後，要找時忘了放在哪裡了。還好，科技的進步讓我們更方便，平日可以用 NOTE 系統記錄，或用 Ｗord 做好表格分類等。

平日有系統的整理，會帶來更高的效率，使工作更方便。

資歷愈深後，除了責任愈重及桌面愈亂（笑）外，還有時間愈少。其實也不能說是時間愈少了，而是時間被分割成一段一段的，都成了零碎時間了。怎樣善用零碎時間呢？《第 7 章 零碎時間管理術》也是值得參考的，尤其是（P. 224）提到，善用義大利經濟學家帕雷托的「80/20法則」。

「80/20法則」常聽到，但能用在行政工作嗎？那當然。
行政工作中最重要的 20% 業務，需要運用 80% 時間去完成；次要的 80% 業務，在 20% 的時間中完成。

看似嚴厲的一句話，其實說穿了 就是建立「做重要的事」的習慣。當習慣養成後，剩下的事就簡單了。

最後，用附錄中的一句話來總結「千萬別小看行政工作」（P. 253）
「行政的天職就是協助管理」（P. 126）
也許行政工作在外人看來是很容易被取代的工作，但所有的工作都必須有人去實行去付出，才能創造更大的效益。行政工作也許是其中的一環而己，但它一定是重要的一環。

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